据介绍，北辰团队对外要对接18个指挥部，对内对接建设、运营、设计、施工、服务等十几家单位、调度两个场馆的数千名保障人员……要把这么多家单位和人员都组织协调起来，成为多条管理“中枢”神经的交叉点，实力担当是最好的说服力。
3月29日，北辰厦门会晤团队抵达厦门当晚，他们就进入了工作状态。凭借专业的能力和丰富的经验，北辰团队仅用3天时间就制定并确定了整体工作倒排计划，涉及工程、服务、培训、物资、演练等多方面工作。
刘克介绍，作为会晤主会场的厦门国际会议中心，自2009年建成以来并未举办过如此重量级的活动，同时，场馆以及许多设备设施出现了老化，这对场馆改扩建提出了更高的要求。不过这并难不倒经验丰富的北辰会展团队，北辰会展抽调旗下6家单位共14名相关专业骨干精英，以全方位的专业技术和经验，结合实际情况对工程改造提出了全方位的建议。同时，工程团队以服务为主线，根据以往的经验，从会务接待到工程系统安全运行等角度迅速按照区域、专业进行逐一排查，针对音视频、空调、电梯等设备提出几十项建议和整改要求，其中需整改的问题就高达1740项。
很多以往不为人注意的小细节，被工程团队的火眼金睛发现。工通过到现场查看图纸、检查设备，程指导组敏锐的察觉到场馆缺少备用制冷机，这样一来，加上改扩建增加6000平米的面积，制冷机明显不够用。在北辰会展团队的建议下，场馆增加了1台制冷机，为会场营造出适宜的温度。
在厨房改造方面，北辰工程和国家会议中心行政副总厨陈宝明、法国大厨费得利两大专业团队共同合作，建议扩大了冷荤间、增设了单独的水果间，保证了食品的安全生产和卫生标准。此外，厨师团队还根据当地餐饮特色，通过以往个性化的餐饮服务，细化了厨房流线，从菜品出餐到宴会厅，争取不超过5分钟，最大限度地保证食品的温度和口感。
物资准备“滴水不漏”体现绿色风范
北辰会展工作人员检查物资保障。北辰集团供图千龙网发
兵马未动，粮草先行。要接待一场领导人峰会，所需的各项物资也是一场大工程。
每次重大活动接待，所涉及的物资也都是一个巨大的数字。据介绍，此次厦门会晤采购的物资仅会议中心区域就有近19个大项、130万件之多。大到备用制冷机，小到办公用品，每一项物资的采购，北辰团队都坚持最高标准，提出选样建议，按照既定的标准执行，让每一项采购都能经受住检验。
