厦门会晤物资保障组组长胡道玉心里有一本账，截至8月中旬，基本上所有物资已经到位。这些设备和物资的到位，不仅为筹备工作打下了坚实的基础，也是北辰人在首都之外践行“北辰标准”的真实再现。
走进会展中心A7与A8馆，宽敞而现代的新闻中心由环保再循环材料改造而成，有序地划分出公共媒体的工作区域、演播室、卫星信号演播区等15个区域。里面开设的餐厅，24小时为媒体记者提供餐饮服务。
更加令人想不到的是，厦门会晤新闻中心看似崭新的一排排办公工位，其实2016年也曾在杭州G20峰会上“服役”过。节俭务实是厦门会晤的办会理念，北辰会展团队在筹备过程中也将其贯彻始终。“主会场的硬件得到位，这些以后用得上。一些以后可能闲置的设备和物资，我们建议对方采用租赁的方式。”胡道玉介绍，北辰会展团队着眼于长远环保，参照国际惯例和实际需要，按照保证质量、满足要求与勤俭节约相统一的原则，提出中肯建议。针对一次性短期使用的设备，通过租赁和借用的方式来解决，或者采取与企业合作的市场方式来解决。新的理念，既满足了会议的需求，也节省了一半以上的成本。
例如会晤期间很多食品需要冷藏，在加工前它们要存放在中转仓内，但采购全新的中转仓不仅花费较大，而且以后也可能用不上。于是，北辰会展团队向场馆方提出租赁建议，如此一来，整个接待过程中，仅用10万元就确保了食品的冷藏问题，还节省了90万元的成本。
由于改造中使用了可循环材料，厦门会晤以后，场馆里面的一些设施，比如媒体转播所需要的座椅等，还可以拆卸回收使用。
值得注意的是，就在厦门金砖会晤准备工作进行的如火如荼之际，远在两千公里以外的北京，由国家会议中心承担的另一场重要国事活动——“一带一路”国际合作高峰论坛同样正紧锣密鼓筹备中。北辰会展同时运作两场国事活动的接待筹备工作，统筹安排，各有侧重彰显了北辰会展的丰厚底蕴和精英团队的实力。
经过APEC会议、G20峰会以及“一带一路”高峰论坛的洗礼，北辰会展所展现出的“北京服务”的力量得到了社会各界的高度认可。如果说2014年APEC会议是北辰会展国事活动接待工作的奠基，那么杭州G20峰会就是北辰会展的第二个里程碑，之后北辰会展又在“一带一路”上再创辉煌的话，那么厦门“金砖”会晤对北辰会展而言则是一个新的起点。
北辰会展负责人向记者表示，不同于以往，在此次工作中北辰会展承担“四总”责任，在观念理念、方式方法上要不断与合作方磨合、协作，不仅进一步锻炼了北辰会展团队的沟通、协调能力，这一次取得的经验对于北辰会展进一步创新合作模式具有重要的借鉴意义。
